書類がどんどん増えていく！
デジタル化が進んでいるとはいえ、職場のデスクって、気が付くと紙がどんどん積みあがってしまいます💦
マニュアルとか依頼された作業の資料とかちょっとした連絡事項の資料とか・・・
油断していると「あの資料持ってきてー」なんて言われて冷や汗かいたり(;・∀・)
私なりの整理方法をまとめてみます。
全部残すのは難しい
当たり前ではあるのですが、全部の書類を残すのは無理だと思います(´;ω;｀)
私の職場は、すっきりしている方だと思ってはいるのですが、昔の資料が残っていたり、未使用のファイルがたくさんあったり。
オールデータ化は難しいので、いつか保管期限が決まっていない書類の整理をやらせてもらいたいと思っています（笑）
他の人のデスクを見ても、勤務歴に関わらず書類が積みあがっている人が多いです。
少し前のものが見つからずに再印刷しているところを見かけることもあります。
自分なりに整理してみた
そんな人たちを見ているので、デスクに関しては自分なりにすっきり使いたいなと思ってこんなことをやっています。
- 不要なものはザバっと処分
- 縦置きする
- ラベルを付ける
- ファイリングする
- データ化する
- デスクに置くのは現在進行しているもの
- １日の終わりには全部片付ける
不要なものを処分
基本ですが、まずはここから。
もう終わっているものなどをピックアップして処分します。
自宅の片付けと違って注意しなくてはいけないところが、その書類は勝手に捨てても大丈夫なのかということ。
明らかに不要だと自分で判断できるものだけにしておいた方が無難です。
縦置きする
どうしても紙で手元に置いておきたい！という場合。
まずは平置きで積み上げるのをやめてみましょう。平置きだとどうしても下の方の書類が迷子になります。
ケースなどを使って、立てて収納します。左右どちらからでもいいので新しい順に入れていき、一度取り出して使った書類は新しい方に収納。
これで古い書類でも自動で使用頻度や最終使用日順に並ぶので、自分の記憶と一致しやすくなるはず💡
ラベルをつける
単純ですが、書類にラベリングするのも効果的です。
内容を書いたり、作業期限を書いたり、自分の管理しやすい情報をちょい書きしてペタリ。
書類をクリアファイルに入れて付箋を貼るだけでもOK！貼ってはがせるので便利です。
ファイリングする
バインダーなどのファイルにまとめるのも分かりやすいですね✨
私はマニュアル類は種類別にまとめてファイリングして引き出しに収納しています。使うときだけ出せばOK🌸
ファイリングしたら、背表紙にタイトルをつけておくのをおすすめします。テプラとかで作ってもいいんですが、これも付箋で大丈夫だと思います。
データ化する
会社にスキャン機器があるのなら、古い書類は全部データ化してしまうのも手だと思います。
データで保管して、仕事の発生日などで分かりやすく分類しておけばいいのです。
突然必要になったときはそのときに印刷すればいいので、普段のデスクの上はすっきりできます。
デスクに置くのは現在進行形のもの
デスクに平置きするのは、現在進行形のものだけにします。
今日中にやる作業に関係している資料、急ぎの仕事など、目の前にある資料を今日中に使うんだ！と視覚的に分かれば、量も把握しやすくなります。
これは部屋の片付けにも通ずるのですが、やはり視界に入る情報が少ないほうが気持ち的にも落ち着きますし、集中できます。
１日の終わりには全部片付ける
その日の終わりには、デスクの上の書類を全て片付けます。
自分のケースやファイルに戻す、元あった場所に戻す。ここは自宅の片付けでも同じです。「出したら元の場所に戻す」です💡筆記用具なども含めて、１度デスクの上をリセットします。
次の日はまっさらな状態から必要なものを足していけばいいのです。
私は例外的に、明日の朝一で作業しなければならないものは、デスクの上に置いて帰ります。作業しなければいけないということ自体を忘れちゃうと大変だからです（笑）💦
職場の片付けは難しい。けど、自分が働きやすい環境を自分で作る！
自宅の片付けよりも、職場の片付けの方が難しいと思います。必ずしも自分だけで完結できることばかりではないからです。
それでも、毎日の自分の仕事環境を整えられるのはやはり自分自身です。デスクは大げさに言えば社内の自分だけの城（笑）
できるところから改善して、落ち着いて仕事ができる環境を模索してみましょう！
目に入る情報を減らすことは、今後の仕事効率にも関わってくると意識して、挑戦してみてくださいね✨
私もさらに試行錯誤していこうと思います🌸
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